Büroalltag – ein Relikt vergangener Tage?

18.11.2014 |  Von  |  Allgemein
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Büroalltag – ein Relikt vergangener Tage?
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Das Arbeitsumfeld ändert sich inzwischen nahezu rasant. Gerade im IT-Bereich oder im Hinblick auf technologisch inspirierte Berufe ist dies schon längst kein Trend mehr, sondern eher ein nachhaltiger Umbruch beruflicher Segmente. Aber auch der Büroarbeitsplatz macht mittlerweile quasi einen Umbruch durch. Dabei werden aber nicht etwa Aufgaben und Herausforderungen neu definiert. Nein, er verliert schlichtweg immer mehr an Bedeutung.

War es diesbezüglich noch vor Jahren üblich, morgens ins Büro zu kommen und es dann eben gegen 17 Uhr wieder zu verlassen, kann dies heute fast als ein Relikt aus vergangenen Zeiten bezeichnet werden. Viele Arbeitnehmer mit eigentlichen Büroarbeitsplätzen verbringen nämlich einen Teil ihrer Arbeitszeit mittlerweile ausserhalb des Büros. Laut expliziten Erhebungen und Studien arbeiten heute über 45 % quasi regelmässig von unterwegs. Rund 40 % gehen ihrer Tätigkeit im Home Office nach, während über 30 Prozent sogar hin und wieder bei Kunden arbeiten. Insgesamt verbringen Mitarbeiter nur noch rund 70 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit am traditionellen respektive klassischen Büroarbeitsplatz.



Mehraufwand durch E-Mails; Die Konzentration auf produktive Tätigkeiten geht verloren

Nahezu gleichzeitig hat der zeitliche Aufwand für so bezeichnete nicht-produktive Tätigkeiten wie zum Beispiel Recherchearbeiten, Selbstverwaltung sowie Informationsaustausch deutlich zugenommen. Gerade im Bereich E-Mail berichten viele Beschäftigte von einem extrem zunehmenden Aufwand. Es scheint beinahe so, als würden sich die Räder in einem Betrieb ohne regen E-Mail-Verkehr langsamer drehen oder gar still stehen. Viele reden hier sogar von einem Suchtfaktor. Daher wird die Bearbeitung von E-Mails auch schon einmal gerne als Produktivitätskiller Nr. 1 bezeichnet. Zumal E-Mails schon lange nicht mehr nur im Büroalltag bearbeitet werden. Schliesslich hat ja heute schon nahezu jedes noch so günstige Handy eine Mail-Vorrichtung, daher werden Mails inzwischen auch verstärkt mobil oder nach Feierabend bearbeitet.

Diese Beobachtungen und die bislang hierzu erstellten Studien machen dann auch deutlich, dass es in der Arbeitswelt zu einem Wandel gekommen ist. Demnach ist der klassische Büroalltag eher ein Auslaufmodell. Demgegenüber hat sowohl die Mobilität der Beschäftigten als auch die Bedeutung von neuen respektive alternativen Arbeitskonzepten deutlich zugenommen. Dies bleibt aber nicht ohne Folgen: Viele Mitarbeiter sind inzwischen chronisch überlastet; das raubt ihnen wiederum die Zeit, sich intensiv um die eigentlichen Kernaufgaben, produktive Tätigkeiten und Innovationen zu kümmern. Für Unternehmen stellt sich diese Entwicklung als kritisch, in einigen Fällen sogar als äusserst prekär da.

Mitarbeiter klagen an: IT-Arbeitsumgebung ist oftmals frustrierend



Entsprechende Experten sind sich hier einig. Diese nicht-produktiven Tätigkeiten respektive der Mehraufwand zum Beispiel im Hinblick auf das Bearbeiten von E-Mails führt nicht nur zum Nachlassen der Produktivität, sondern auch zu Überstunden und einer latenten Unzufriedenheit der jeweiligen Mitarbeiter. Unternehmen sind hier gut beraten, quasi den zeitgemässen Arbeitsplatz zu implementieren. Dabei sollte die Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten im Vordergrund stehen, denn das Potenzial für Innovationsfähigkeit sowie für die Steigerung der Produktivität ist insbesondere eben an diesen Umstand geknüpft. Aber nicht nur der Mehraufwand und die angesprochenen nicht-produktiven Tätigkeiten hemmen die Produktivität nachhaltig.



Obwohl die Unternehmen nahezu im Einklang von steigenden Anforderungen sprechen, sind trotzdem noch längst nicht alle Büros respektive alle Arbeitsplätze entsprechend ausgerüstet. Die Mitarbeiter müssen sich hier teilweise noch immer mit dem bekannten, üblichen Standard begnügen. Gerade im Bereich der IT-Ausstattung besteht hier oftmals noch reichlich Nachholbedarf. Folgerichtig halten dann auch – laut entsprechenden Befragungen – etwa 60 % der Beschäftigten ihre IT-Arbeitsumgebung keineswegs mehr für zeitgemäss; einige empfinden die IT-Ausstattungsverhältnisse an ihrem Arbeitsplatz sogar regelrecht als frustrierend. Ergebnisorientierte Zielvereinbarungen sind bei diesen technischen Voraussetzungen kaum möglich.





Der klassische Büroalltag als Auslaufmodell; mobiles Arbeiten ist angesagt. (Bild: Bloomua / Shutterstock.com)

Der klassische Büroalltag als Auslaufmodell; mobiles Arbeiten ist angesagt. (Bild: Bloomua / Shutterstock.com)

Mitarbeiter helfen sich oft mit privaten Geräten oder Anwendungen

Obwohl eine Modernisierung in etlichen Betrieben zumindest schon einmal auf der Agenda steht, ist es schon nicht mehr die Ausnahme, dass Mitarbeiter in entsprechende Verbesserungen investieren. Auf eigene Kosten wohlgemerkt. Dies ist nahezu als Hilfeschrei zu interpretieren und belegt den entstehenden Leidensdruck von Mitarbeitern, wenn die Arbeitsbedingungen gerade in technischer bzw. technologischer Hinsicht Mängel aufweisen. Und nicht nur das. Durch den Einsatz privater Technik oder zum Beispiel von Open Source-Anwendungen wird quasi für uneinheitliche Standards innerhalb des jeweiligen Unternehmens gesorgt. Dieser „Wildwuchs“ forciert dann Ineffizienz und damit zusätzliche Unzufriedenheit.

Neben der Unzufriedenheit können durch die Verwendung privater Endgeräte, von entsprechend öffentlich zugänglichen Anwendungen oder auch durch Downloads „hausgemachte“ Sicherheitsrisiken entstehen. Zudem wird in kaum einer IT-Richtlinie auf die frei zugänglichen Programme bzw. Anwendungen explizit eingegangen. Ein einheitliches Handeln oder gar die Automatisierung von Verfahren und Abläufen wird so nahezu ausgeklammert. Um den eigenen Mitarbeitern das Leben diesbezüglich zu vereinfachen und um ihre Arbeit wieder effektiver zu machen, sind ganzheitliche bzw. umfassende Strategien notwendig. Dabei sollten die Unternehmen das Geräte- und Anwendungsportfolio in Einklang bringen, also vernünftig managen, um einheitliche Standards zu generieren. Oder eben die IT-Arbeitsumgebung wird grundsätzlich aktualisiert bzw. modernisiert.




 

Oberstes Bild: © Evgeny Karandaev – Shutterstock.com


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