Nachbereitung von Events? Wir zeigen Ihnen, warum das wichtig ist!

Wenn ein Event erfolgreich abgeschlossen wurde, ist es damit noch nicht getan. Eine Nachbereitungsphase ist von enormer Wichtigkeit. Wir erklären, warum. 

Nachbereitung? Warum ist das so wichtig?

Für die Beurteilung eines Events reicht die subjektive Sicht meist nicht aus. Nur wenn professionelle Methoden und Tools verwendet werden, können Sie objektiv feststellen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung wirklich gewesen ist. Wie viele Teilnehmer waren anwesend? Konnte das Budget eingehalten werden? Welche Programme wurden besonders positiv aufgenommen? Wo gibt es gegebenenfalls Verbesserungsbedarf? Mit geeigneten Methoden für die Nachbereitung können Sie diese Fragen objektiv beantworten und sich einen guten Überblick über Ihr Event verschaffen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte einer professionellen Event-Nachbereitung vor. Natürlich können die vorgestellten Methoden je nach Event etwas variieren und müssen gegebenenfalls angepasst werden.

Analyse während der Durchführung einer Veranstaltung 

Die Nachbereitung muss nicht zwangsläufig in die Zeitphase nach dem Eventabschluss gelegt werden. Auch während der Durchführung einer Veranstaltung können Sie wichtige Informationen einholen und beispielsweise Gäste befragen. Hat etwa gerade ein Redner einen Vortrag gehalten, könnten Sie im Anschluss daran direktes Feedback der Anwesenden einholen. Vermutlich werden Sie hier sehr ehrliche Antworten erhalten, denn der Vortrag liegt erst wenige Minuten zurück.

Allerdings gilt hier das Motto: weniger ist mehr. Achten Sie darauf, die Gäste mit Ihren Fragen nicht zu nerven. Wenn nach jedem Programmpunkt Fragen gestellt werden, könnten die Anwesenden verärgert reagieren. Hier ist also etwas Fingerspitzengefühl gefragt.

Der Veranstaltungsort 

Selbstverständlich sollte es sein, dass Sie die Räumlichkeiten, die Sie für Ihr Event genutzt haben, in dem Zustand zurücklassen, in dem Sie sie vorgefunden haben. Eventuell sind Sie hierfür gar nicht selbst zuständig, sondern die von Ihnen beauftragte Eventagentur. Findet eine abschliessende Besichtigung der Räumlichkeiten statt, so sollten Sie darauf achten, dass neben Ihnen selbst auch ein Vertreter der beauftragten Agentur sowie der Vermieter der Räumlichkeit anwesend sind. Wenn Sie grössere Hallen gemietet haben, sollten Sie für die letzte Besichtigung ausreichend Zeit einplanen.

Auf korrekte Abrechnung achten 

Insbesondere bei grossen Events und Veranstaltungen gilt es oft, mehrere Rechnungen unterschiedlicher Dienstleister zu berücksichtigen. Verlieren Sie nicht den Überblick und lassen Sie sich bei der Kostenkontrolle ausreichend Zeit. Eine richtige Abrechnung ist von grosser Wichtigkeit und erspart Ihnen nachträgliche Unannehmlichkeiten.

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Auch nach dem Event Präsenz zeigen

Sorgen Sie dafür, dass das Event nach der Durchführung nicht gleich wieder in Vergessenheit gerät! Zeigen Sie Präsenz und nutzen Sie die zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen das Internet bietet, um mit den Gästen und Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Sie könnten beispielsweise Newsletter per E-Mail verschicken oder auf Facebook Fotos veröffentlichen. Dadurch tragen Sie dafür Sorge, dass auch nach der Durchführung noch über Ihr Event geredet wird, was nebenbei auch kostenlose Werbung für Ihre nächste Veranstaltung bedeutet.

Zusammenarbeit kultivieren

Falls Sie eine Eventagentur zur Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung hinzugezogen haben, so sollten Sie im Nachgang die positiven und negativen Seiten des Events gemeinsam besprechen. So können Sie sich gegenseitig Feedback geben und eventuell die Weichen für eine weitere Zusammenarbeit legen. Sprechen Sie hier aber auch deutlich an, was Ihnen nicht gefallen hat, so können etwaige Unstimmigkeiten bei einer weiteren Zusammenarbeit vermieden werden.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Im besten Fall können Sie die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung als Vorbereitung für das nächste Event betrachten. Sie haben wertvolle Erfahrungen gesammelt und sorgfältig positive und negative Aspekte herausgearbeitet. So können Sie dafür Sorge tragen, dass das nächste Event noch besser verläuft als das letzte.

 

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