So gelingt das perfekte Sommerfest

Mitarbeiterfeste im Unternehmen wollen gut geplant sein, sodass wirklich alles glattläuft und alle gemeinsam einen schönen Tag verbringen. Ein Firmen-Sommerfest ist ein ganz besonderes Event, das die Mitarbeiter näher zusammenbringt und das Teambuilding unterstützt. Wir geben Ihnen im Folgenden einige Tipps, was es bei der Vorbereitung eines Sommerfestes zu beachten gibt.

Der Sommer ist natürlich die beste Jahreszeit, um eine schöne Feier auszurichten. Hier haben Sie die grösste Flexibilität bei der Planung. Während Sie im Winter und meist auch schon im kälteren und regnerischen Herbst an Innenräume gebunden sind, können Sie im Sommer ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen entscheiden. Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, anhand derer Sie die wichtigsten Planungsschritte abarbeiten können und garantiert nichts vergessen.

Schmieden Sie einen Plan B!

Bei der Planung eines jeden grösseren Events im Freien ist es unerlässlich, einen Plan B zu schmieden, falls das Wetter nicht mitspielen sollte. Mit der Planung werden Sie schon lange im Voraus beginnen, sodass eine Wetterprognose nicht möglich sein wird. Zusätzlich treten im Sommer häufig Gewitter auf, sodass gutes Wetter am Morgen noch lange nicht garantiert, dass es auch den ganzen Tag über so schön bleiben wird. Letztlich sollten Sie also zwei Veranstaltungen planen: das eigentliche Event (für den Fall, dass das Wetter mitspielt) und ein B-Event, das aber keinesfalls schlechter ausfallen darf als das erstere. Natürlich können Sie viele Aspekte einfach übertragen. Engagierte Musiker etwa können sowohl im Freien als auch in Innenräumen spielen – zu grosser Mehraufwand wird Ihnen also nicht entstehen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie im Falle von schlechtem Wetter eine Ausweichmöglichkeit haben und das Event nicht absagen müssen.

Vorsicht vor unerwünschten Spielen

Der Sommer ist natürlich geradezu prädestiniert dazu, Spiele im Event zu integrieren. Theoretisch ist dagegen nichts einzuwenden, allerdings sollten Sie dabei stets beachten, dass es Spiele sind, die auch wirklich allen Spass machen und niemanden blossstellen. Dabei gilt: niemand wird gezwungen, mitzumachen oder etwas zu tun, was er/sie nicht möchte. Ein Beispiel hierfür sind Gesangswettbewerbe, die sich vortrefflich eignen, sich zu blamieren. Das sollten Sie unter allen Umständen vermeiden.

Vor allem auf Getränke achten

Gerade im Sommer, wenn die Temperaturen die 30-Grad-Grenze sprengen und kein Windchen weht, sind ausreichend Getränke das A und O. Sorgen Sie daher dafür, dass das komplette Fest über ausreichende Mengen an Getränken zur Verfügung stehen. Hier sollten Sie 20 bis 30 % mehr einkalkulieren als zu anderen Jahreszeiten, denn der Flüssigkeitsverbrauch ist im Sommer deutlich höher als sonst. Die Kosten sollten Sie hier nicht scheuen, denn ein Fest ohne ausreichende Getränkeversorgung macht schlichtweg keinen Spass.

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Geben Sie dem Event ein Thema

Feste mit Themen/Mottos kommen meistens gut an und im Sommer haben Sie hier viele Möglichkeiten. Sie können beispielsweise auf heimische Highlights wie die Schweizer Alpen setzen oder aber ein aktuelles Thema wählen. Auch hier gilt: übertreiben Sie es nicht. Das Motto sollte natürlich der Jahreszeit angepasst sein. Bei heissen Temperaturen im Sommer bieten sich etwa Themen wie der Wilde Westen oder Las Vegas an. Auf dieser Grundlage können Sie lustige Elemente integrieren. So wird es die Mitarbeiter beispielsweise sicherlich freuen, wenn der Chef statt im Anzug mit Cowboy-Hut zur Party kommt. So kommt schnell lockere Stimmung auf und die Grundlage für einen schönen Nachmittag oder Abend ist gelegt.

Vergessen Sie die Vegetarier nicht!

Auch wenn es sich im Sommer natürlich anbietet, ein Grillfest auszurichten, so sollten Sie stets auch an die Vegetarier und Veganer unter Ihren Mitarbeitern denken. Mittlerweile gibt es zahlreiche Fleischersatzprodukte zum Grillen, etwa auf Tofubasis. Auch Gemüsespiesse und Salate bieten sich an und ergänzen das kulinarische Angebot.

Tipps für eine Rede

Sofern Sie das Event dazu nutzen möchten, um einige Worte an Ihre Mitarbeiter zu richten, so empfiehlt es sich beispielsweise, einige positive Ereignisse der letzten Zeit zu thematisieren. Aber Vorsicht: langweilen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Zahlen, sondern gestalten Sie Ihre Rede locker und entspannt. Das Mitarbeiterfest sollte vor allem Spass machen und die Beteiligten nicht ermüden. Negative Aspekte und Rückschläge sollten Sie bei dieser Gelegenheit lieber nicht erwähnen, schliesslich wollen Sie auf Ihrem Sommerfest sicherlich nicht für schlechte Stimmung sorgen.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht einem perfekten Firmen-Sommerfest nichts mehr im Wege.

 

Oberstes Bild: © Monkey Business Images – Shutterstock.com