Die Businessreise Teil III: So vermeiden Sie sieben häufige Fehler auf Geschäftsreisen
VON Caroline Brunner Selbstmanagement
1. Problem: Astronomische Handykostenrechnung
Lösung: Entscheiden Sie sich vorab für eine Roaming-Strategie
Die Gebührenordnungen für das mobile Roaming, also die Handynutzung im Ausland, verändern sich permanent. Sie sind genauso abhängig von der europäischen Rechtsprechung wie von den individuellen Angebotspaketen der Serviceprovider. Erkundigen Sie sich rechtzeitig vor Reiseantritt, welche Angebote existieren und wie hoch die Gebühren im Rahmen Ihres gegenwärtigen Vertrages sind. Berücksichtigen Sie dabei sowohl Telefonie als auch Internet-Nutzung und SMS-Versand. In manchen Fällen kann es einfacher sein, für die Zeit eines längeren oder häufiger wiederholten Aufenthalts in einem Nicht-EU-Staat eine Prepaid-SIM-Karte zu erwerben. Vergessen Sie dann nur nicht, die entsprechende Nummer an die Business-Kontakte weiterzugeben, die Sie während des Aufenthalts erreichen müssen.
2. Problem: Verpasste Anschlüsse
Lösung: Checken Sie Ihre Reiseplanung selber nochmal gegen
In Zeiten, in denen Unternehmensreisen noch hauptsächlich über Reisebüros abgewickelt wurden, achteten die Angestellten meist penibel darauf, dass zwischen zwei Flügen oder Zügen genug Zeit lag, um von A nach B zu kommen. Nun, wo Flüge zur Budgetminimierung meist gestückelt und individuell inhouse über das Internet gebucht werden, wird dem Geschäftsreisenden dieser Planungsluxus selten zuteil. Wenn aber die Buchungsverantwortlichen selbst keine Erfahrung mit den respektiven Flughäfen und Bahnhöfen haben, buchen sie oft Anschlussverbindungen, die nur bei extremer Pünktlichkeit des Verkehrsmittels und mit hängender Zunge zu schaffen sind. Erinnern Sie bei der Bitte um Buchung kurz an die Berücksichtigung der Transitstrecken und prüfen Sie die Verbindungen gegebenenfalls selbst nochmals nach.
3. Problem: Kein gültiger Pass oder kein Visum
Lösung: Erkundigen Sie sich rechtzeitig nach dem landesspezifischen Prozedere
Es ergibt wenig Sinn, im Hinblick auf die Beantragung von Pass und Visum nach dem gesunden Menschenverstand vorzugehen. Die Regeln variieren hier genau wie die Bearbeitungszeiten deutlich von Land zu Land. Beginnen Sie so früh wie möglich mit den entsprechenden bürokratischen Schritten und recherchieren Sie vorab, ob es Beschleunigungsmöglichkeiten gibt. Beachten Sie auch Sonderregelungen. Etwa, wenn ein Pass bei Einreise noch sechs Monate Gültigkeit haben muss. Oder wenn Sie mit dem Visum-Stempel eines Landes nicht in ein anderes einreisen dürfen, beziehungsweise dort mit langen Befragungen zu rechnen haben (besorgen Sie sich für diesen Fall einen Ersatzpass und „finden“ Sie Ihren richtigen nach der Reise wieder). Stellen Sie auch sicher, dass Sie noch genug Platz für die notwendigen Einreisestempel frei haben. In Südafrika kann beispielsweise die Einreise verwehrt werden, wenn nicht mindestens noch eine komplette freie Seite im Pass zur Verfügung steht.
4. Problem: Ein Hotel am Ende der Welt
Lösung: Entscheiden Sie selbst über Ihre Unterbringung
In den meisten Unternehmen sind die Reiseverantwortlichen (häufig Sekretariate) dazu angehalten, jede notwendige Geschäftsreise so kostensparend wie möglich zu gestalten. Die Folge ist oft eine Hotelunterbringung weit ausserhalb der Stadt, mit Folgekosten für die Fahrtkosten zu Ihren vereinbarten Meetings oder Messen. Vermeiden Sie dieses Problem indem Sie selbst vorab über eines der zahlreichen Hotelportale nach Ihrem Wunschhotel suchen und dieses reservieren – die meisten Reservierungen lassen sich kostenfrei wieder stornieren. Mailen Sie der zuständigen Stelle Ihre Reservierung mit Bitte um eine verbindliche Buchung; sollte es Gegenwind geben, dann machen Sie die Rechnung auf, wie viel die Fahrten hin und zurück kosten würden. Stellen Sie bei dieser Gelegenheit auch sicher, wie Sie am schnellsten vom ausgesuchten Hotel zur Event-Location oder jedem anderen gewünschten Ziel kommen und erkundigen Sie sich hinsichtlich der spezifischen Transportmöglichkeiten am Zielort und dem Verkehrsaufkommen zu verschiedenen Tageszeiten.
5. Problem: Überfüllte Tagesplanungen
Lösung: Reisen Sie einen Tag vorher an
Dass Sie die Ausdauer und Disziplin haben, von einem Termin zum anderen zu hetzen, ist gar nicht in Frage gestellt – aber die Qualität Ihrer Einzeltermine leidet darunter. Wenn Ihre Meetings dicht an dicht liegen, bleibt keine Zeit für improvisierte Brainstormings, spontane Networking-Sessions oder ausgedehntere Vieraugengespräche mit möglichen zukünftigen Partnern. Bringen Sie etwas Zeit mit – das wird Ihre Gesprächspartner mehr beeindrucken als ein konstant klingelndes Smartphone, das Sie an Ihren nächsten Termin erinnert.
6. Problem: Für immer verlorene Datenspeicher
Lösung: Back-ups und gute Passwörter
Wer kennt nicht das fürchterliche Gefühl in der Magengegend, wenn einem der Verlust des Smartphones oder Laptops auf dem Rücksitz eines Taxis oder dem Tisch im Frühstückscafé klar wird. Die Chancen, Ihr Gadget wiederzusehen, tendieren in den meisten Ländern gegen Null. Seien Sie auf diesen Fall vorbereitet, indem Sie bereits zuhause ein vollständiges Back-up des Speichers erstellen und zusätzlich alle für Ihre Reise notwendigen Daten entweder auf einem sich konstant aktualisierenden Cloud-Server oder einem sicher verwahrten USB-Stick verfügbar machen. Schützen Sie Ihre Daten ausserdem mit einem wirklich sicheren Passwort. Wer immer die Hardware findet, wird sich nur eine bedingte Zeit mit dem Zugang zum gespeicherten Datenmaterial abgeben. Machen Sie es demjenigen so schwer wie möglich. In der Zwischenzeit können Sie Ihr Unternehmen anweisen, die vorhandenen Daten per Fernzugriff zu löschen.
7. Problem: Verlorene, nie erhaltene oder irgendwo verlegte Reisekostenquittungen
Lösung: Machen Sie ein Foto von jeder erhaltenen Quittung
Hierfür reicht ein schnelles Bild mit der Handykamera. Erkundigen Sie sich allerdings vorher bei Ihrer Buchhaltung, ob entsprechendes Bildmaterial im Falle eines Verlustes als Abrechnungsgrundlage akzeptiert wird und unter welchen Umständen. Noch einfacher würde es die Nuzung einer Meetingcard machen, die eben mit auf Reisen geht.
Oberstes Bild: © NAN728 – Shutterstock.com
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Caroline Brunner ist freiberufliche Online-Journalistin mit Fokus auf Arbeitspsychologie, Entrepreneurship, Kommunikation, Karriereplanung, Nachhaltigkeit und Verbraucherthemen.
