Corporate Travel Management: Einer neuer Ausblick auf Geschäftsreisen

Travel Manager organisieren Unternehmensreisen, entweder freiberuflich oder fest angestellt. „Travel Manager“ ist (noch) kein anerkanntes Berufsbild, allerdings existieren einige entsprechende Weiterbildungs- und Studienkonzepte. Interessant ist dieser Beruf für alle, die innerhalb eines Unternehmens für die Reiseorganisation zuständig sind – denn tatsächlich sind viele Sekretariatsmitarbeiter bereits erfahrene Travel Manager, ohne es je selbst so benannt zu haben.

Aber auch, wer seine eigenen Geschäftsreisen plant, könnte dies mit etwas Hintergrundwissen oft noch effektiver, komfortabler und kostengünstiger gestalten. In diesem Beitrag stellen wir die Aufgaben eines intelligenten Travel Managements vor und erläutern, wie diese effektiv in den Unternehmensablauf integriert werden können.

Auch kleinere Unternehmen profitieren von einem Reiseverantwortlichen

Natürlich haben KMUs und Start-ups keinen Bedarf für mit extra Personal ausgestattete Abteilungen, die in Konzernen so unterschiedliche Bezeichnungen wie Business Travel Center oder Corporate Mobility Service tragen. Aber es kann durchaus sinnvoll sein, einen Mitarbeiter mit dieser Aufgabe explizit zu betrauen und diesem die Ressourcen an die Hand zu geben, sich in die Thematik einzuarbeiten. Wenn diese Aufgabe bisher automatisch beim Sekretariat gelegen hat, kann es nicht schaden, auch dort entsprechende Fortbildungsmöglichkeiten anzubieten und anzuregen. Dies betrifft vor allem Punkte wie

• mögliche Budgeteinsparungen durch strategischere Planung
• individualisierte Berücksichtigung von Reisepräferenzen einzelner Mitarbeiter und Kunden beziehungsweise Geschäftspartner
• den Umgang mit Problemen während und nach der Reise
• eine nachhaltige und CO₂ einsparende Reisegestaltung
• effizientere Buchungs- und Abrechnungsprozesse

Sollen neue Verantwortliche in die Aufgaben des Travel Managements eingewiesen werden? Dann ist es sinnvoll, diese Aufgaben detailliert zu erläutern. Hier ist Transparenz wichtig. Das gilt vor allem, wenn die Mitarbeiter noch keine entsprechenden eigenen Erfahrungen gemacht haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn junge Teammitglieder die Organisation übernehmen, aber selbst noch nie auf Geschäftsreise waren.

1. Aufbau eines verlässlichen und breit gefächerten Netzwerkes an Partnern und Leistungsträgern

Dazu zählen Reisebüros (Online und Offline) und Verkehrsmittelanbieter wie Fluggesellschaften, Busunternehmen, Fahrservice etc. Optimal ist es, wenn innerhalb dieser Anbieter ein fester Ansprechpartner für das Unternehmen existiert. Dieses Kontakt-Netzwerk sollte transparent und auch für Dritte verständlich archiviert sein; Excel-Sheets bieten sich hierfür an. Wichtig ist auch, diejenigen Partner zu sichtbar zu markieren, die in Notfällen oder bei sehr spontan anfallenden Reiseplänen schnell und kompetent gehandelt haben und optimal improvisieren konnten.

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2. Verhandlungen mit Partnern im Netzwerk

Hierfür sind Geschick und Diplomatie gefragt. Denn ähnlich wie beim Autokauf sind auch bei umfangreicheren Reisen oftmals mehr Rabatte und Sonderkonditionen möglich, als man es sich vorstellt. Hin und wieder stösst man auch auf Reisebüroangestellte, die offensichtlich nicht detektivisch auf der Suche nach dem günstigsten Preis sind, sondern die Planung einfach nur schnell unter Dach und Fach bringen wollen. Dann heisst es: beharrlich bleiben und notfalls zu einem anderen Anbieter wechseln!

3. Definition der Reiserichtlinien

Jedes Unternehmen, egal wie gross, sollte von der Geschäftsleitung festgelegte Reiserichtlinien haben. Darin sollte festgelegt sein, wer im Unternehmen mit welchen Verkehrsmitteln in welchen Klassen reisen darf. Zu klären ist, welche Hotelkategorie und Unterbringung für welche Mitarbeiter infrage kommen. Auch ist zu vermitteln, welche Fluggesellschaften zu bevorzugen sind und welche nicht gebucht werden sollen. Den reisenden Mitarbeitern muss ausserdem klar sein, auf welche Weise sie ihre Unkosten verbuchen und abrechnen sollen.

Travel Manager müssen dafür sorgen, dass diese Reiserichtlinien existieren. Falls nicht, gilt es deren Erstellung bei der Geschäftsleitung anzuregen. Das sollte dann in Absprache und Koordination mit allen betroffenen Abteilungen erfolgen – von der Personalabteilung über den Betriebsrat bis zur Buchhaltung. Travel Manager sind wiederum für die Einhaltung im Rahmen ihrer eigenen Tätigkeit verantwortlich. Sie sollten die Reisenden mit einer Kopie der Richtlinien versorgen sowie daran erinnern, dass diese verpflichtend sind.

4. Reiseeinkaufsoptimierung und Kostenminimierung

Geschäftsreisen können einen extremen Kostenfaktor in der Gesamtbudgetplanung darstellen. Gute Travel Manager sorgen dafür, dass durch eine intelligente Auswahl der Leistungserbringer und einer effektiven Planung der Leistungsstandard bei gleichzeitig niedrigen Kosten zufriedenstellend hoch bleibt. Dies ist tatsächlich nicht weniger als eine Kunst. Sie beinhaltet auch die pro-aktive Nachbereitung von Reisen durch eine Abfrage der Zufriedenheit mit den einzelnen Reiseparametern. Hierzu eignet sich die Ausarbeitung eines kurzen Fragebogens gut, der dem Reisenden einige Tage nach Rückkehr mit Bitte um Beantwortung zugemailt und anschliessend ausgewertet wird.

5. Vertragsgestaltung

Travel Manager müssen zwar keine Juristen sein, sich aber im Kleingedruckten von Transport- und Hotelverträgen auskennen. So können sie rechtzeitig inakzeptable Bedingungen erkennen und entsprechend nachjustieren lassen. Auch im Reklamationsfall wissen sie schnell, wo die AGBs unterlaufen und zugesicherte Leistungen nicht erbracht wurden und können dies der Rechtsabteilung oder dem Zuständigen kommunizieren.

6. Reisekostenabrechnung

Obwohl dies im Kern das Zuständigkeitsfeld der Buchhaltung betrifft, sollte der Travel Manager doch einen Überblick über die notwendigen Belege und Rechnungen behalten und diese gegebenenfalls beim Reisenden oder Dienstleister anmahnen. Je nach Unternehmen können in den Kompetenzbereich des Travel Managers ausserdem noch Aufgaben des Veranstaltungsmanagements, im Besonderen der Einkauf der für Besprechungen, Fortbildungen, Konferenzen und Kongresse, Messen, Produkt- und Präsentations-Events, Tagungen und Seminare anfallenden Reiseleistungen sowie Fuhrparkmanagement (Fleet Management) und Relocation Services fallen.

 

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