Raus aus der Aufschieberfalle
VON Robert Schumann Selbstmanagement
Man kann kaum ermessen, welcher volkswirtschaftliche Schaden durch dieses bremsende, lähmende und manchmal auch zerstörerische Phänomen entsteht. Ob abgebrochene Arbeitsprojekte oder gescheiterte Studiengänge: Prokrastination ist längst nicht so harmlos, wie sie klingt. Es ist also tatsächlich an der Zeit, einmal einen genauen Blick auf den berühmten „inneren Schweinehund“ zu werfen.
Nicht Faulheit, sondern Angst
Diese seltsame Blockade, welche man vor der Erledigung einer Aufgabe erleiden kann, ist keine Faulheit. Es ist tatsächlich eine besondere Form der Angst. Man hat festgestellt, dass nicht die Informationsmenge die Schockstarre vor der Aufgabenbewältigung auslöst, sondern das genaue Gegenteil: Das unbehagliche Gefühl, welches häufig in die aktive Vermeidung von Arbeit führt, ist der Mangel an Informationen.
Die Aufgaben stellen sich so dar, als seien sie unüberschaubar. Hinter jeder gelösten Arbeit können zwei neue Probleme auftauchen, so dass man gefühlt tagelang oder wochenlang arbeiten könnte, die Arbeitsmenge aber nicht abnehmen würde. Oder man stellt fest, dass man den geforderten Leistungen nicht gewachsen ist. Diese Angst treibt viele Studenten um: Die Vorstellung, die Hausarbeit, das Referat oder die Studie niemals wirklich gut genug hin zu bekommen.
Einfaches Gegenmittel
Was als lästiges Übel beginnt, kann dramatische Folgen haben. Letztendlich entstehen in besonders schlimmen Fällen Messie-Haushalte aus der Aufschieberitis, welche nur noch mit radikalen Mitteln beseitigt werden können. Es gibt aber eine Lösung: Klarheit!
Klarheit ist der Schlüssel zur Strukturierung, Sortierung und sicheren Einschätzung der zu erledigenden Aufgaben. Dies gilt sowohl für die Schwere als auch für die Menge der Topics, die abzuarbeiten sind. Darum als initialer Rat: Keine Arbeit ohne Liste und keine Liste ohne Zeitplanung. Egal wie, das innere Ich muss das Gefühl bekommen: Ach so, ist doch eigentlich ganz einfach. Und schon fällt die Blockade.
Der US-amerikanische Autor David Allen hat die „Getting Things Done“ Methode entwickelt, welche hier zusammengefasst wiedergegeben werden soll. In fünf aufeinander aufbauenden Schritten kann so aus jedem Chaot ein strukturierter und damit auch erfolgreicher Arbeiter werden. Angst vor den Aufgaben wird mit dieser Methode zum Fremdwort.
Schritt 1: Übersicht schaffen
In einem „Goldenen Buch“, welches man sich idealerweise mit einer Kette an den Schreibtisch schraubt, werden alle Aufgaben eingetragen. Egal, um was es geht: Beruflich, privat, geschäftlich, für den Verein – restlos alles wird in dieses Buch notiert. Ein Tipp dazu: Verwenden Sie beim handschriftlichen Notieren in einem Buch die Mindmap-Methode! Auf dem PC geht das natürlich auch. Hauptsache ist, dass der Ablageort für die Aufgaben nicht verloren gehen kann. Darum sollte man das Buch wie gesagt, irgendwo festketten. Und das ist kein Scherz!
Ideal ist jedoch, eine Kiste zu verwenden, auf denen die Aufgaben auf Zetteln notiert und eingelagert werden. Nur ist diese Zettelwirtschaft nicht jedermanns Sache.
Man muss sich darauf einrichten, dass dieser Akt einige Tage dauern kann. So ein modernes Leben ist schliesslich auch ganz schön kompliziert. Das Ziel dieses Schrittes ist, das Gehirn zu entlasten. Man wird es beim Schreiben schon merken, wie die Unsicherheit im Kopf zu schwinden beginnt.
Schritt 2: Aufgaben durcharbeiten
Jede eingetragene Aufgabe wird jetzt genau begutachtet. Art, Arbeitsumfang, Delegationsfähigkeit und der nachfolgende Schritt muss für jede Aufgabe bewusst gemacht werden.
Schritt 3: Die Aufgaben gruppieren
Nachdem man das Wesen jeder einzelnen Aufgabe nachhaltig durchschaut hat, beginnt man die Aufgaben zu sortieren. David Allen schlägt dazu die Kategorien
- Nächste Schritte (sofort erledigbare Aufgaben)
- Projekte (grössere Aufgaben)
- Warten auf (Aufgaben, für die Dritte notwendig sind)
- Vielleicht-Irgendwann (Aufgaben, bei denen man sich noch nicht entschieden hat)
- Terminkalender (Aufgaben mit Fristen)
- Referenzmaterial-Archiv (Dinge, die man aktuell nicht braucht aber nicht entsorgen möchte) vor.
Schritt 4: Durchsicht und Kontrolle
Das Gesamtsystem der zu erledigenden Aufgaben wird nun noch einmal durchgesehen, um sich über die Prioritäten und die Möglichkeiten bewusst zu werden.
Schritt 5: Erledigen
Jetzt hat man das Rüstzeug, um die Dinge anzugehen. Man weiss jetzt genau, welche Aufgaben dringend sind, welche Reihenfolgen einzuhalten sind und welche Kapazitäten dafür aufgebracht werden müssen. Zwar empfiehlt es sich, stets mit den drängendsten Aufgaben zu beginnen. Es ist aber manchmal ratsam, erst einmal zehn einfache Punkte aus der Liste abzuhaken. Das gibt einem ein gutes Gefühl und bringt Schwung in die Sache.
Schritt für Schritt zu mehr Klarheit
Dieses System ist zyklisch und wird einem, konsequent angewendet, immer leichter fallen. Das Wichtigste ist dabei, sich seiner Angst stets bewusst zu sein. Gesteht man sich die blockierende Angst ein, kann sie gezielt angegangen werden.
Und auf einmal stellt man fest, dass man sie im Rausch der Arbeit nicht nur vergessen hat, sie ist einfach verschwunden. Strukturiertes Arbeiten spart Zeit und Kraft. Das bedeutet nicht, dass man sich umso mehr aufhalsen sollte. Vielmehr sollte man die gesparte Zeit durch konsequente Faulheit geniessen. Man hat es sich schliesslich auch irgendwann einmal verdient.
Oberstes Bild: © kreativloft GmbH – Shutterstock.com
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