Geschäftsumzug richtig vorbereiten
VON Olaf Hoffmann Organisation
Wer mit seinem Unternehmenssitz umzieht, sollte dies nach Möglichkeit nicht übereilt und vor allem nicht ohne die richtige Vorbereitung tun. Ein neuer Standort bietet nicht nur ein neues, oftmals unbekanntes Umfeld, sondern auch Chancen und Risiken. Beide müssen sorgfältig gegeneinander abgewogen werden und können durchaus schon in der Vorbereitung des Geschäftsumzuges beeinflusst werden.
Mögliche Gründe für einen Wechsel des Unternehmensstandortes
Die Gründe für einen Geschäftsumzug können sehr vielfältig sein. Oftmals sind es Unternehmensvergrösserungen, die den Umzug erforderlich machen. Auch steuerliche Gegebenheiten, Veränderungen im persönlichen Umfeld des Unternehmers, die Nähe zu Kunden, Lieferanten oder Rohstoffquellen können ein Grund für den Wechsel des Sitzes sein. Überteuerte Raummieten, fehlende Erweiterungsmöglichkeiten oder nachhaltig negative Entwicklungen im Umfeld sind weitere Möglichkeiten, die einen Geschäftsumzug sinnvoll machen können. Sicherlich gibt es darüber hinaus auch andere Variablen, die den Wegzug vom einst gewählten Standort beeinflussen.
Den neuen Standort mit Bedacht auswählen
Wie bei vielen anderen unternehmerischen Entscheidungen sind auch für die Wahl des neuen Unternehmensstandortes Bedacht und Umsicht die besten Voraussetzungen für eine glückliche Wahl. Schnelle Entscheidungen führen oftmals zu nachhaltig negativen Entwicklungen, die sich manchmal nur mit grossem Aufwand und schleppend wieder korrigieren lassen.
Wie beispielsweise wirkt der Umzug auf die Mitarbeiterschaft? Können die Beschäftigten ihren Arbeitsplatz noch erreichen oder müssen neue Arbeitskräfte gewonnen werden? Wie ist das logistische und infrastrukturelle Umfeld zu bewerten? Welche Steuersätze, Mieten und Grundstückskosten sind zu berücksichtigen? Fragen über Fragen, die einer gründlichen Überprüfung und Bewertung bedürfen. Dabei sollten möglichst alle Fragestellungen sicher beantwortet werden können, die mit dem Unternehmensumzug einhergehen. Selbst kleinere, unbedachte Details führen nicht selten zu unerwarteten Problemen im Umzug und in der unternehmerischen Aktivität danach.
Termin bestimmen
Ist der neue Standort gefunden und sind alle Fragen im Zusammenhang mit dem Umzug weitsichtig beantwortet, stellt sich als nächste Aufgabe die Terminwahl. Hier sollten die Fristen nicht zu kurz gesetzt werden, um einen reibungslosen Wechsel vom alten an den neuen Standort gestalten zu können. Unnötiger Termindruck, Hast und Eile sorgen immer wieder dafür, dass wichtige Vorbereitungen nicht oder nur unvollständig getroffen werden können. Dadurch kommt es nach dem Umzug öfters zu Schwierigkeiten im unternehmerischen Alltag.
Diese lassen sich jedoch auch schon mit einer gewissenhaften Terminplanung ausschliessen. Wichtig ist es auch zu überlegen, welcher Bereich wann umzieht, sofern nicht das gesamte Unternehmen quasi in einem Rutsch den Standort wechselt. Für die Übergangszeit ist mit einer verminderten Produktion oder sogar mit Leistungsausfällen zu rechnen. Auch das muss bedacht werden. Ein wirklich nahtloser Übergang von einem Standort zum nächsten lässt sich nur selten bewerkstelligen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Zeit für den Umzug zur Verfügung steht, desto reibungsloser kann dieser ablaufen.
Lieferanten, Partner und Kunden vorbereiten
Der Umzug eines Betriebs betrifft selten nur das Unternehmen selbst. Betroffen sind meist auch Zulieferer, Geschäftspartner und Kunden, sowohl die alten als auch die neuen. Hier sind in vielen Fällen die meisten Versäumnisse zu beobachten. Kunden werden nicht oder sehr spät informiert, Zulieferer erfahren zu spät vom Umzug, entsprechende Verträge werden nicht gekündigt, verändert oder neu geschlossen und Partner werden schlichtweg vergessen. Das macht den Neustart am neuen Standort oftmals unnötig schwer. Besonders dann, wenn Unternehmen auf Zulieferungen angewiesen sind und hier nicht rechtzeitig vorbereitet haben, können ganze Produktionen ins Schlingern geraten.
Nicht selten verändern sich mit einem Umzug auch die Kundenstrukturen. Besonders dann, wenn es sich um Detailhändler handelt oder wenn Produkte und Leistungen im engen regionalen Umfeld verkauft werden müssen. Dann müssen auch die potentiellen Kunden vom neuen Unternehmen in ihrem Einzugsbereich wissen und entsprechend rechtzeitig umworben werden. Denn ohne Kunden taugt letztlich das beste Unternehmen nichts. Natürlich müssen auch die Lieferwege neu definiert werden, entsprechend neue Logistikpartner sind gegebenenfalls auszuwählen.
Kluge Unternehmer verstehen einen Umzug des Betriebes als echten Neustart und bereiten diesen ebenso gründlich vor wie eine Existenzgründung. Damit schaffen sie gute Voraussetzungen für den Start am neuen Unternehmensstandort.
Geschäftsausstattung und öffentlichen Auftritt überarbeiten
Spätestens mit dem ersten Tag am neuen Standort müssen auch die Geschäftspapiere entsprechend verändert sein. Neue Anschriften und Telefonnummern auf den Briefbögen, Auftrags- und Rechnungsformularen sind genauso wichtig wie stimmige Angaben auf Stempeln und Visitenkarten. Vergessen werden dürfen auch nicht die Ummeldungen bei den Steuerbehörden und bei den für das Unternehmen relevanten Ämtern und Behörden. Das geht hin bis zu den Versicherungsträgern und nicht selten auch zu politischen Entscheidungsträgern.
Kaum ein Unternehmen tritt heute noch ohne eine entsprechende Internetpräsenz auf. Auch hier muss der Umzug vorbereitet und letztlich auch umgesetzt werden. Angaben im Impressum sind hier genauso zu ändern wie eventuell vorhandene Anfahrtsbeschreibungen, die neuen Adressen von Unternehmen, Geschäften und Showrooms oder die neuen Telefon- und Fax-Nummern.
Es gibt im Vorfeld eines Unternehmensumzuges also viel zu bedenken und vor allem reichlich zu tun. Anmeldungen bei den Energieversorgern und die Abmeldungen am alten Standort gehören logischerweise auch dazu.
Für die meisten umzugswilligen Unternehmen empfiehlt es sich, den Umzug als Projekt zu verstehen und eine entsprechende Projektgruppe und Koordinierungsstelle einzurichten. Dafür sollte ein Projektleiter als verantwortlicher Projektmanager bestimmt werden, der alle Prozesse rund um den Umzug gemeinsam mit der Geschäftsführung abstimmt und überwacht.
Oberstes Bild: © scusi – Fotolia.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
