Prokrastination: Aufschieben sorgt für Stress im Job

Prokrastinieren Sie? Mit Sicherheit tun Sie es dann, wenn Sie das folgende Szenario aus häufiger Erfahrung kennen: Der Termin für eine wichtige Präsentation ist seit Wochen festgelegt. Normalerweise hatten Sie also genügend Zeit, sich ausführlich vorzubereiten und vor allem die Folien zu erstellen. In zwei Tagen ist es nun soweit – und das Zeitfenster für Ihre Arbeit inzwischen ziemlich klein. Gross ist dafür das Stresspotential der nächsten Tage. Warum Sie die Aufgabe immer wieder verschoben haben, können Sie eigentlich gar nicht wirklich sagen.

Aufschieben begleitet uns in der Arbeitswelt nicht nur bei den „grossen Dingen“. Bei vielen E-Mails meinen wir, dass sie warten können. Auch Telefonate sortieren wir vorab gern im Kopf. Menschlich ist dieses Verhalten allemal, im Job kann es jedoch zu Problemen führen. Wer zu viele Arbeiten vor sich her schiebt, steht irgendwann vor einem Berg, den er kaum noch abarbeiten kann. Oft sind auch andere davon betroffen – im Extremfall kippt der Abgabetermin für ein komplettes Team-Projekt. Die Aufschiebenden finden ihr Verhalten selbst nicht gut, schaffen jedoch oft nicht, es dauerhaft zu ändern.

Jeder zweite schiebt ungeliebte Aufgaben gerne auf

Verschiedene Studien belegen, dass jeder zweite dazu neigt, ungeliebte Aufgaben aufzuschieben. Von Prokrastination sprechen Psychologen dann, wenn das Aufschieben krankhafte Dimensionen annimmt und die Betroffenen vielleicht auch selbst darunter leiden. Die Paderborner Personalberaterin Susanne Watzke-Otto führt für das Phänomen zwei Gründe an.

Der erste davon ist tief in unserer Entwicklung verwurzelt: Unsere Vorfahren waren für ihr Überleben darauf angewiesen, ihre ganze Aufmerksamkeit auf den Moment zu richten und die Zukunft dabei so weit wie möglich auszusparen. Den zweiten Grund verortet sie ganz profan im Internet. Das Medium biete „scheinbar sinnvolle Abwechslung“ rund um die Uhr – an Facebook & Co. sind schon so manche Präsentation oder Seminararbeit gescheitert.

Prokrastination führt zu deutlich ausgeprägtem Stress

Problematisch ist Prokrastination allerdings nicht nur im Hinblick auf Studien-, Abteilungs- und Unternehmensziele, sondern auch für die eigene Gesundheit. Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass diejenige, die ständig von der „Kreativität der letzten Sekunde“ leben, häufiger an Erkältungskrankheiten, Grippe, Schlafstörungen und Magenproblemen leiden. Oft haben sie auch einen höheren Alkoholkonsum als ihre pünktlichen Kollegen. Im Klartext: Prokrastination führt langfristig gesehen zu deutlich ausgeprägten Stresssymptomen. Das zweite Problem ist, dass es den Betroffenen oft an der nötigen Einsicht für nachhaltige Verhaltensänderungen fehlt.

Susanne Watzke-Otto stellt immer wieder fest, dass „Prokrastinierer“ recht hohe Ansprüche an sich selbst, jedoch nur geringes Vertrauen in ihr eigenes Wissen und Können haben, was sie immer wieder lähmt. Gleichzeitig sind sie grundsätzlich optimistisch im Hinblick auf die Zeit, die ihnen zur Verfügung steht. Die Einstiegsfrage sollte lauten, warum Arbeiten immer wieder verschoben werden. Sind die Gründe dafür erst einmal bekannt, lassen sie sich durch konkrete Schritte überwinden.

Wenn jemand glaubt, dass er eine Aufgabe gar nicht schaffen kann, sollte er sich fragen, was er zu ihrer Bewältigung tatsächlich braucht. Die Expertin rät danach zu kleinen Schritten – viele davon haben mit Zeitmanagement zu tun. Für den Anfang empfiehlt sie die Anwendung einer Drei-Minuten-Regel: Aufgaben, die sich ohne grossen Aufwand an Energie und Zeit bewältigen lassen, sollten sofort erledigt werden. To-Do-Listen helfen bei der Strukturierung und sorgen für Verbindlichkeit, Themen, die nur vage im Kopf herumschwirren, werden gern vergessen oder eben immer wieder aufgeschoben.

Grössere Projekte, die immanent für Resignation oder Panik sorgen – die sich vielleicht vor allem in Verdrängung äussert – werden durch das Zerlegen in kleinere, konkret formulierte und terminierte Teilaufgaben überschaubar. Andere Aufschieber – etwa 15 Prozent derjenigen, die mit Terminschwierigkeiten zu kämpfen haben – meinen, dass sie auf den Zeitdruck angewiesen sind, um gute Arbeit abzuliefern.

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Die Ursachen: Impulsivität, Ablenkbarkeit, tieferliegende Ängste

Die Prokrastinations-Ambulanz der Universität Münster steht betroffenen Studenten und Universitäts-Mitarbeitern zur Seite. Der dort tätige Psychologe Fred Rist meint, dass Prokrastination auf den ersten Blick in direktem Zusammenhang mit der Impulsivität und Ablenkbarkeit von Menschen steht. Oft wirken sich auch Perfektionismus und Detailverliebtheit aus. Auf den zweiten Blick spielen bei seinen Klienten jedoch auch grundsätzliche Lebensfragen eine Rolle. Als deutlich tiefer liegende Gründe führen die Prokrastinations-Experten aus Münster jedoch die folgenden Szenarien an:

• Angst vor Feedback kann schwierige Phasen einer Arbeit begleiten. Rist erlebt dies bei Doktoranden ebenso wie bei Studenten, die eine Seminararbeit schreiben müssen. Diese Aufschieber flüchten sich oft in Aktionismus weitab vom eigentlichen Thema. Der Fokus wird auf andere Tätigkeiten verschoben.

• Bei fehlender Selbstakzeptanz sinkt der Motivationspegel zwangsläufig gegen Null, stattdessen machen sich zum Teil Versagensängste breit. Arbeiten werden aufgeschoben, weil die Betreffenden unzureichende Resultate fürchten.

• Aufschieben soll das eigene – hohe – Selbstbild schützen. Eine Bewerbung oder die konkrete Vorbereitung des nächsten Karriereschrittes werden verschoben, das Projekt jedoch nicht grundsätzlich aufgegeben.
  Die „Familienkiste“ bildet oft den Grundkonflikt, wenn Studenten mit ihrem Studium partout nicht fertig werden wollen oder später die Karriere nicht vorankommt. Die unausgesprochene Verweigerung soll in solchen Fällen helfen, die eigene Individualität vor nicht akzeptierten Anforderungen von aussen zu schützen, ohne den Konflikt offen auszutragen.

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Zeitverknappung und Disziplin als Therapie

Die Prokrastinations-Experten aus Münster meinen, dass sich das Aufschieben und die ihm zugrundeliegenden Ängste am besten in den Griff bekommen lassen, wenn die Betroffenen sich den ungeliebten Aufgaben endlich stellen. Ausserdem müssen sie lernen, ihren Selbstwert als Person von äusseren Erfolgen oder Misserfolgen abzukoppeln. Ihr wichtigster Rat ist allerdings vergleichsweise simpel: Zeit wird wieder kostbar, wenn nur zu bestimmten Zeiten gearbeitet werden darf. Im Kern geht es dabei um die Trennung von Arbeit und Privatem. Nicht nur durch zu viel Arbeit, sondern auch durch Prokrastination verschwimmt exakt diese Grenze. Bewusste Zeitverknappung und etwas Disziplin können dagegen helfen.

 

Oberstes Bild: Prokrastination zu Problemen im Beruf und Privatleben führen (Bild: © Christian Pedant – Fotolia.com)